Time Management: El Método 3-3-3
Cuando se habla de elegancia se sabe que “menos es más”, y en el time management también aplica un principio similar. Tom De Marco, Autor de Slack (Soltura) ha encontrado que tener una agenda saturada nos vuelve rígidos y poco eficientes. Si estás ocupado cada minuto no hay flexibilidad para responder urgencias que requieren atención inmediata, y esto te hace menos efectivo.
Pero mantener cierta holgura en la agenda no sólo es necesario para responder a lo inesperado, también nos permite abrir un espacio para el crecimiento. Este espacio se logra si inviertes tu tiempo en actividades que te agregarán valor a largo plazo. Ejemplos de esto son reflexionar sobre un feedback o un proyecto, pulir una estrategia, aprender algo nuevo o armar un plan para cumplir un sueño.
Para usar tu tiempo de modo estratégico, te compartimos el método 3-3-3 para la productividad de Burkeman, experto y autor de varios best sellers sobre productividad.
El método 3-3-3 para gestionar el tiempo
Este método está basado en principios flexibles para que los puedas ajustar a tu rutina y a tus prioridades a lo largo de la semana. A continuación revisaremos en qué consiste.
3 Horas en tu proyecto actual más importante
Esto quiere decir que en la agenda de tu día debes reservar un espacio para hacer avances considerables en el proyecto que tenga la entrega más próxima. Si el objetivo del proyecto está bien definido, te será fácil detectar cuáles son las acciones más importantes que puedes hacer en esas horas.
Esto es importante porque en muchas ocasiones los distractores cotidianos nos impiden realizar un correcto time management. Ejemplos de esto son los mensajes, tareas menores, el internet, etcétera. Cuando esto ocurre, terminamos el día preocupados por el poco avance en nuestras responsabilidades urgentes. La buena noticia es que puedes contrarrestar esto por medio de alarmas o el uso de apps.
3 Tareas más cortas: ¡También importan en el time management!
Enlista las 3 tareas más importantes que tienes que hacer en el día, dentro de ellas también puedes incluir ciertas llamadas y juntas en esta categoría. Este espacio te permite atender los pendientes, relaciones y procesos que permiten que tus proyectos fluyan fácilmente.
Se trata de encontrar un equilibrio, ya que las pequeñas tareas o pendientes que dejamos desatendidos pueden representar una tarea urgente o primordial en el futuro cercano.
Conoce también cómo puedes balancear tu vida personal y profesional.
3 Actividades de mantenimiento/crecimiento para el time management
Aquí entran las cosas o actividades que requieren mantenimiento continuo o las que te ayudan a estar inspirado, en crecimiento o “afilado”, como se dice coloquialmente. Ejemplos pueden ser hacer ejercicio, leer, meditar, escribir en un diario, hacer una lluvia de ideas creativas, reflexionar sobre los aprendizajes de un proyecto, limpiar tu inbox, ordenar tu lugar de trabajo, planear un nuevo proyecto, etcétera. En lo personal, a mí me funciona planear estas actividades en bloques de 25 minutos, ya que me resulta tiempo suficiente para completarlas regularmente sin que me agobie su peso en mi agenda.
Otro beneficio de apartar tiempo para este tipo de actividades, es que podemos aumentar la creatividad para resolver problemas, para pensar fuera de la caja, para ser más productivos, y para encontrar y desarrollar proyectos innovadores. Por otro lado, de dedicar el tiempo para actividades relacionadas con el mindfulness (conciencia plena), podrás ser capaz de desconectar y mejorar tu concentración en las situaciones diarias.
Sea como sea que decidas utilizar tu tiempo, siempre es importante tomarnos una pausa para evaluar si efectivamente estamos siendo productivos o… sólo estamos demasiado ocupados.
Referencias:
-Burkeman, O (2021). Four Thousand Weeks: Time Management for Mortals.
-De Marco, T (2002) Slack: Getting Past Burnout, Busywork, and the Myth of Total Efficiency.
-Stillman, J (2022). The Burkeman Method. INC Magazine
