4 Estrategias Comprobadas Para Mejorar El Balance Vida-Trabajo de Tu Equipo

por Nora Taboada - 06 octubre 2022

Actualmente la palabra que describe el sentimiento que domina en las empresas es: “agobio”. Esto se debe en gran parte a la entrada del esquema híbrido, al uso de chats y mails fuera de horario, al exceso de juntas, a la dificultad para tomar días de descanso y a la necesidad de probar que estás conectado a toda hora.

En el sector tecnólogico esta situación se acentúo, y Microsoft al notar que este “agobio” estaba afectando sus índices de satisfacción laboral; se dio a la tarea de realizar una serie de estudios para entender cómo esta nueva dinámica de trabajo impactaba el bienestar de su gente.

En los hallazgos encontró que había tres factores que afectaban directamente el balance vida trabajo:

1. La sobre-colaboración y exceso de juntas.
2. La falta de tiempo para enfocarse sin interrupciones.
3. La falta de vacaciones y tiempo para recargar.

Al tener identificada la raíz del problema, comenzó a aplicar algunas estrategias específicas para cada uno de los factores con buenos resultados. El reducir el número de juntas durante el día, el brindar tiempo sin distracciones para terminar las tareas y el incentivar los días de descanso tuvo un impacto positivo en el bienestar de las personas.

En base a este caso, a continuación compartiremos algunas acciones que los líderes pueden tomar para lograr una mayor sensación de bienestar y balance en sus equipos.

4 Estrategias para mejorar el balance vida-trabajo de tu equipo

1. Priorizar

Los estudios que mencionamos arriba afirman que lo mejor que un líder puede hacer para mejorar el balance vida-trabajo de su equipo es ayudarlo a priorizar. Para poder priorizar con éxito es importante considerar los siguientes puntos:

• Plantear expectativas realistas para evita las sobrecargas de trabajo realistas.
• Entender que si una tarea adicional entra en la lista, quiere decir que otra tarea tiene que ser pospuesta o re-calendarizada. Por ejemplo: “Claro que podemos hacer esto…pero significa que no entregaremos a tiempo estas otras 3 cosas”. “¿Qué es lo más importante?”.
• Es importante tener estas conversaciones dentro del equipo y con las demás áreas, entender cuando podemos decir “y”, “también” , “o”, y “en lugar de” para no sobrecargar el trabajo de ciertos individuos.
• Comparte con tu equipo el racional de porqué consideras prioridad para el negocio o el éxito del área ciertos proyectos. De esta manera irán fortaleciendo su criterio para poder priorizar su trabajo en el día a día.

2. Re-pensar las juntas y reuniones

Una vez establecidas las prioridades es más fácil establecer los objetivos y la naturaleza de las juntas. Hay que plantearse si son juntas informativas, para aprender, para tomar una decisión, para reportar o para crear vínculos humanos. Y considerar si son necesarias o si un mail podría cumplir el objetivo. Otras cosas que ayudan son:

• Pausas y breaks: Un pequeño descanso entre junta y junta o tarea y tarea  es crucial para recargar la pila o atender las necesidades biológicas y mantenerse enfocado y productivo.
• No agenda juntas en los extremos de la semana: Si agendas una junta el lunes por la mañana, lo más seguro es que el equipo tenga que preparar algo el fin de semana. Lo mismo ocurre con el viernes, es un día para ponerse al día y cerrar la semana en una nota de logro positivo.
• No hacer multi-tasking: Si la gente tiene que estar haciendo otras cosas dentro de la junta es momento de preguntarse ¿Se podrían hacer más cortas? ¿Menos frecuentes?

3. Bloquear tiempo para enfocarse sin interrupciones

Una vez que el trabajo es priorizado y se han e-evaluado las juntas y reuniones, otra cosa que funciona es alentar al equipo para que agende bloques de tiempo 1.5 o 2 horas sin interrupciones para poder terminar su trabajo. Para ello refuerza:

• Establecer límites y comunicarlos: avisar a los otros miembros del equipo que las primeras horas de la  mañana generalmente estarás con tiempo bloqueado, sin responder mensajes o mails y que en caso de emergencia pueden marcarte. Y que después del medio día leerás tus correos y estarás abierto a reuniones.
• No mandar correos ni mensajes fuera de horario de trabajo: aunque no sea tu intención que te respondan, esto extiende la jornada laboral de todos los miembros del equipo.
• Usar la tecnología: para dejar programada la hora de envío en tu mail con “delay send” y alienta a tu equipo para que desactiven las notificaciones cuando requieran concentrarse.

4. Promover los días de vacaciones y descanso

Este punto trata de discutir abiertamente la necesidad de descansar y renovarse, desconectándose del trabajo y las preocupaciones diarias.

• Hacer énfasis en el bienestar: Es importante entender que los días de vacaciones no tienen que ver con viajes solamente, sino con oportunidades para recargar la pila y auto-cuidarse.
• Hacer más fácil tomar días de descanso: Fomentar el trabajo y desarrollo del equipo de manera sistemática para que diferentes miembros puedan ausentarse en diferentes momentos sin que se venga abajo la operación.

En resumen el Balance Vida y Trabajo no es una responsabilidad individual, es la suma de esfuerzos de los líderes y sus equipos y es un pilar fundamental del bienestar.

Referencias:

Klinghoffer, D. (2021) Hybrid Tanked Work-Life Balance. Here’s How Microsoft Is Trying to Fix It. HBR