3 Técnicas de gestión de tiempo para mejorar tu productividad
Las investigaciones recientes en concentración y productividad encontraron que en promedio checamos nuestros smartphones 12 veces por hora y que somos interrumpidos hasta 60 veces en una jornada laboral de 8 horas. Si a esto le sumamos la dinámica del home office y la complejidad de los retos que estamos afrontando, entendemos por qué resulta tan difícil mantenernos enfocados y ser productivos; aprender técnicas de gestión de tiempo es necesario.
A continuación les voy a compartir tres de las mejores técnicas de time management o gestión de tiempo que llevo practicando de manera personal y compartiendo a través del coaching ejecutivo y los talleres de alto desempeño por más de 10 años.
También te recomiendo aprender sobre el Método 3-3-3 del time management.
La Técnica Pomodoro de gestión de tiempo
Esta técnica fue desarrollada por Francesco Cirillo a finales de los 80´s y le llamó Pomodoro (tomate) por el temporizador de cocina que él usaba para marcar sus bloques de tiempo mientras estudiaba en la universidad.
La técnica consiste en utilizar un temporizador para dividir el trabajo en intervalos de atención ininterrumpida de 25 min. Los 6 pasos de la técnica original son los siguientes:
- Decide en que tarea vas a trabajar
- Programa el temporizador para que marque 25 min.
- Trabaja en la tarea sin distracciones por ese tiempo.
- Para al sonar el temporizador y pon una marca en una hoja de papel hasta que completes cuatro marcas: ||||
- Descansa 3-5 min y regresa al paso 2 para hacer otro pomodoro.
- Después de 4 pomodoros, toma un descanso largo de 15 a 30 min, y vuelve al paso 1.
El Queso Suizo
El creador de esta técnica fue Alan Lakein y es una gran herramienta para vencer la procrastinación que resulta de tratar de agendar grandes bloques de tiempo (2 o 3 horas seguidas que nunca tienes) para completar proyectos.
La idea es agendar pequeños bloques de tiempo (10 a 20 min) lo más seguido posible para irle haciendo hoyos a ese “queso”, hasta que un día lo termines por completo.
Comerse a la Rana
El manejo del tiempo generalmente tiene más que ver con nuestro poder de decisión que con nuestra capacidad de gestión. Por eso, la premisa de está técnica creada por Brian Tracy es simple: enfoca tus primeras horas de la mañana a resolver el pendiente que más te estresa; porque como decía Mark Twain: “Si te comes una rana viva en la mañana, nada peor puede pasar en el resto de tu día”.
Pasos para comerse a la rana:
- Identifica tu rana: El pendiente más difícil, importante o atemorizante del día.
- Cómetela: Toma la decisión y actúa (haz esa llamada, manda ese mail, escribe ese artículo, etcétera) no te permitas posponerla por más tiempo.
- Repite esta acción todos los días: Te sorprenderá cómo reduce tu estrés e incrementa tu capacidad para lograr cada vez retos más grandes.
Te recomiendo probar todas las técnicas para decidir cuál va mejor con tu estilo de trabajo. Como recomendación final, recuerda alejar dispositivos móviles o silenciar notificaciones durante los momentos de alta concentración, pero destina también momentos al día para encargarte de estas tareas.
Referencias:
-The Guardian, Lost art of concentration in a distracted world. UK.
-Alan Lakein, How to get control of your time and your life.
-Brian Tracy, Eat that frog: 21 great ways to stop procrastinating and get more done in less time
-Francesco Cirillo- The Pomodoro Technique: The Acclaimed Time-Management System That Has Transformed How We Work.
